Organizasyonel Bilgi Gereksinimi (OIR)

İçindekiler

1. Giriş .......................................................................................................................................... 3

1.1. Amaç ..................................................................................................................................... 3

1.2. Proje Bilgileri (genel) ............................................................................................................. 4

2. Bilgi Gereksinimleri .................................................................................................................. 5

3. Organizasyonel Bilgi Gereksinimi ............................................................................................ 7

3.1. Yapı ....................................................................................................................................... 8

3.2. Sorumluluk .......................................................................................................................... 12

3.2.1. Süreçler ............................................................................................................................ 13

3.2.2. Erişim ve Güvenlik ........................................................................................................... 13

3.2.3. Bilgi Sorumluları .............................................................................................................. 13

2

1. Giriş

BIM'de başarıya ulaşmak, kuruluş içinde bilgi yönetimine yönelik yapılandırılmış yaklaşıma bağlıdır. Bu bağlamda,

Organizasyonel Bilgi Gereksinimleri (OIR), projenin yaşam döngüsü boyunca belirli veri ihtiyaçlarının ve beklentileri-

nin tanımlanmasında kritik rol oynar. Her şey, aşağıdaki şekilde görülebileceği gibi, temel belge olan OIR ile

başlar.

Şekil 1: AEC Projeleri için Proje BIM Standartlarının Tanımlanması (ISO 19650 Standartlarına Göre), Kaynak: Autodesk Müşteri Başarı Merkezi

Bu belge, OIR'lerini tanımlamak ve belirlemek isteyen kuruluşlar için değerli bir kaynak olarak hizmet etmektedir.

ISO 19650 serisi ile uyumlu olarak, kuruluşun ve ilgili paydaşlarının stratejik hedeflerini desteklemek için gerekli

bilgilerin dikkate alınmasının önemini vurgulamaktadır. Bu belge, net bilgi gereklilikleri oluşturarak, varlıkların teslimi

ve işletilmesinde yer alan tüm tarafların çabalarını daha geniş iş operasyonları ve stratejik hedeflerle daha uyumlu

hale getirmelerini sağlar.

1.1. Amaç

Bu belgenin temel amacı aşağıdaki hedeflere ulaşılmasına yardımcı olmaktır:

• Açık Bilgi İhtiyaçlarının Tanımlanması: ISO 19650 standartlarına bağlı kalarak, bu belge kuruluşları bilgi gereksi-

nimlerini açıkça ifade etmeye teşvik eder. Bu da tüm varlık yaşam döngüsü boyunca doğru verilerin toplanmasını ve

sunulmasını sağlamaya yardımcı olarak verimli proje yönetimini ve karar vermeyi teşvik eder.

• Stratejik Hedeflerle Uyum: Belge, kuruluşun stratejik hedeflerini desteklemede bilginin öneminin altını çizmektedir.

Bu hedeflere ulaşmak için çok önemli olan bilgilerin tanımlanmasına yardımcı olur ve böylece kuruluşun bilgi yöneti-

mi uygulamaları ile daha geniş iş stratejisi arasındaki uyumu teşvik eder.

• Yapılandırılmış Yaklaşım: Kuruluşlar halihazırda stratejik hedefler belirlemiş olsalar da bu belge bu hedeflerle ilişkili

bilgi bağımlılıklarını belirlemek için yapılandırılmış bir yaklaşım sağlar. Varlıkların başarılı bir şekilde teslim

3

4

edilmesini ve işletilmesini sağlamak için bilginin nasıl yönetilmesi ve kullanılması gerektiğine dair içgörüler sunar.

• Kapsamlı Bilgi Değerlendirmesi: Bu belge, kuruluşlara mevcut bilgi yönetimi süreçlerini ve hedeflerini organi-

zasyonel bilgi gereksinimleri (OIR) şablonuna dahil etmeleri ve çapraz referans vermeleri için rehberlik ederek,

kuruluşun kolektif bilgi ihtiyaçlarının kapsamlı bir şekilde değerlendirilmesini kolaylaştırır. Bu, etkili karar alma, risk

yönetimi ve genel proje başarısı için gereklidir.

1.2. Proje Bilgileri (genel)

5

2. Bilgi Gereksinimleri

'Yapı Bilgi Modellemesi' (BIM) oluşturma süreci, müşterinin ihtiyaç duymayı beklediği bilgileri belirleme göreviyle

başlar. BIM, bu süreç nihai hedefin net bir vizyonuyla başladığında tüm proje paydaşları için optimum değer sağlar.

Buradaki vurgu, projenin yaşam döngüsü boyunca kademeli olarak biriktirilecek ilgili, amaca yönelik bilgilerin

toplanmasıdır.

Projenin başlangıcında, Organizasyonel Bilgi Gereksinimleri (OIR) projenin zeminini oluşturmada çok önemli bir rol

oynar. Proje için temel oluşturmaya yardımcı olur, ekibin odağını müşterinin nihai bilgi hedeflerine doğru yönlendirir.

Daha da önemlisi, OIR bu bilgilerin nasıl toplanacağı ve derleneceğine ilişkin teknik inceliklere girmez, çünkü bu

konu bir sonraki aşamada Varlık Bilgi Gereksinimleri (AIR) geliştirilirken ele alınır.

Bu belge, müşteri kuruluşun özel bilgi ihtiyaçlarının yakalanmasını tanımlar. Bu gereksinimler, etkili varlık yönetimi

stratejisinin oluşturulmasına rehberlik etmesi açısından önemlidir. OIR, hangi bilgilerin neden toplanması gerektiğini

belirleyerek projenin bilgi yakalama gereksinimlerinin temelini oluşturur.

6

Şekil 2: Bilgi Gereksinimleri Yerleşimi

Temelde OIR, projenin ilk aşamalarını yönlendiren, müşterinin bilgiyle ilgili hedefleriyle uyumu sağlayan

ve daha geniş bağlamda gelecekteki varlık yönetimi stratejisinin temelini oluşturan bir pusula görevi görür.

Başarılı BIM uygulamasına giden yolculukta kritik bir dönüm noktasıdır.

7

3. Organizasyonel Bilgi Gereksinimi Organizasyonel Bilgi Gereksinimleri (OIR) BIM projesinin ayrılmaz bir parçasıdır ve bilginin nasıl yönetileceğini ve

sunulacağını şekillendirmede çok önemli bir rol oynar. OIR, müşterinin beklentileri ve genel proje hedefleri de da-

hil olmak üzere proje ekibinin üst düzey gereksinimleri tarafından yönlendirilen bir belgedir. BIM sürecinde temel

bir belge olarak hizmet eder.

• OIR Geliştirme Sürecine Müşteri Katılımı:

Kapsamlı OIR oluşturmak için müşterinin kendi özel gereksinimleri hakkında bilgi sağlayarak aktif bir şekilde kat-

kıda bulunması gerekir. Bu gereksinimler, projenin yaşam döngüsü boyunca ihtiyaç duymayı bekledikleri verileri,

ayrıntıları ve formatları içerebilir. Ancak, bu ilk müşteri gereksinimlerinin genellikle geniş kapsamlı olduğunu ve bir

başlangıç noktası olarak hizmet edebileceğini unutmayın.

• Varlık Bilgi Gereksinimlerine (AIR) Geçiş:

OIR daha detaylı bilgi gereksinimleri için zemin hazırlar. OIR ilk bilgi ihtiyaçlarını ortaya koyarken, bu gereksinim-

ler Varlık Bilgi Gereksinimlerinde (AIR) daha da geliştirilir ve genişletilir. AIR, etkin varlık yönetimi ve tamamlan-

dıktan sonra bina veya altyapının işletilmesi için hangi bilgilerin gerekli olduğunu detaylandırarak ayrıntılara daha

derinlemesine iner.

• Proje Özeti ile Entegrasyon:

OIR'ye ek olarak, geleneksel proje özeti de kritik bir belgedir. Binanın amaçlanan işlevini, biçimini, ekonomik hu-

susları ve zamanla ilgili faktörleri tanımlar. OIR, bilgi gereksinimlerini bu daha geniş proje hedefleriyle uyumlu hale

getirerek proje özetini tamamlar.

• Karar Verme Sürecinin Desteklenmesi:

OIR'nin temel rollerinden biri, proje boyunca bilinçli karar vermeyi desteklemektir. OIR, projenin çeşitli aşamala-

rında hangi bilgilere ihtiyaç duyulduğunu ve bunların nasıl yapılandırılması gerektiğini netleştirerek, proje ekibinin

bilgi alışverişi sırasında BIM modelinden hangi verilerin çıkarılması gerektiğine karar vermesine yardımcı olur. Bu

proaktif yaklaşım, doğru bilgilerin doğru paydaşlara doğru zamanlarda iletilmesini

sağlayarak işbirliğini ve proje sonuçlarını iyileştirir.

Özetle, Organizasyonel Bilgi Gereksinimleri (OIR), proje ekibinin ve müşterinin üst düzey gereksinimleri tarafın-

dan bilgilendirilen BIM projesi için kritik bir temeldir. Ayrıntılı Varlık Bilgi Gereksinimleri (AIR) için zemin hazırlarlar

ve geleneksel proje özeti ile uyum içinde çalışarak sonuçta bilgi alışverişi kararlarına rehberlik eder ve projenin

yaşam döngüsü boyunca etkili karar vermeyi destekler.

8

3.1. Yapı

OIR geliştirmeye yönelik bu yapılandırılmış yaklaşım, kuruluşun bilgi gereksinimlerinin iyi tanımlanmasını ve varlık

yönetimi stratejisiyle uyumlu olmasını sağlayarak etkili karar alma ve varlık yönetimi planlarının optimizasyonuna

olanak tanır. Varlık yaşam döngüsü boyunca veri toplama ve değişimi için net bir yol haritası sağlar.

1. Varlık Yönetimi Stratejisinin Optimize Edilmesi:

• Kuruluşun varlık yönetimi stratejisini optimize etmek için gereken veri ve bilgileri belirleyin.

• Stratejik karar verme için gerekli veri türlerini belirleyin.

• Strateji gözden geçirme döngüleriyle uyumlu olacak şekilde veri dağıtımının sıklığını ve zamanlamasını ana

hatlarıyla belirtin.

Şekil 3: OIR Kılavuzları ile veri alışverişi

2. Mali Faydaların Değerlendirilmesi:

• Planlanan iyileştirme faaliyetlerinin mali faydalarını değerlendirmek için gerekli verileri tanımlayın.

• Fayda-maliyet analizi ve finansal modelleme için bilgi gereksinimlerini detaylandırın.

9

3. Operasyonel Kararlar için Modelleme: • Operasyonel karar verme sürecini desteklemek üzere varlıkların modellenmesi için gereken verileri belirleyin.

• Etkili modelleme için gerekli parametreleri ve değişkenleri belirleyin.

4. Operasyonel ve Mali Etki Değerlendirmesi: • Varlığın kullanılamamasının veya arızalanmasının operasyonel ve finansal etkilerini belirlemek için gerekli bilgileri

tanımlayın.

• Etkiyi değerlendirmek için gereken temel performans göstergelerini (KPI) ve veri kaynaklarını belirleyin.

5. Yaşam Döngüsü Maliyet Karşılaştırmaları: • Alternatif sermaye yatırımlarının yaşam döngüsü maliyet karşılaştırmalarını yapmak için gereken veri ve bilgileri

ana hatlarıyla belirtin.

• Yatırımların ekonomik uygulanabilirliğini değerlendirmek için kriterleri belirtin.

6. Garanti Süresi ve Ekonomik Ömür: • Garanti süresinin sona ermesinin tanımlanması ve bir varlığın ekonomik ömrünün belirlenmesi için bilgi gereklilik-

lerini belirtin.

• Bu değerlendirmeleri tetikleyen parametreleri tanımlayın.

Şekil 4: Varlık yöne9mi seviyesi: varlıkların hiyerarşik yapısı hem zorluklar hem de fırsatlar sunar. Tek tek ekipman kalemleri etkin bir şekilde

yönetilebilen farklı yaşam döngu ̈lerine sahipken, varlık sistemleri belirsiz bir ömre sahip olabilir. Bu durum, karar alma su ̈recinde

10

sürdürülebilirliği göz önu ̈nde bulunduran bütüncül bir yaklaşım gerektirir. Ayrıca, büyük kuruluşlar genellikle her biri ben- zersiz yatırım fırsatlarına, performans zorluklarına ve risklere sahip çeşitli varlık portföylerini yönetir. Bu karmaşıklığı etkili bir şekilde yönetmek için bu ̈tünleşmiş bir varlık yönetim sistemi çok önemlidir. Bu sistem, kuruluşun hedefleri ve öncelikle- ri ile uyumlu olarak çeşitli varlık portföyünü koordine ve optimize eder.

7. Spesifik Faaliyetlerin Maliyeti: • Özellikle bakım ve spesifik varlık/sistem maliyetleri ile ilgili olmak üzere faaliyet tabanlı maliyetlendirme için

gereken verileri detaylandırın.

• Maliyet dağıtım yöntemlerini ve veri kaynaklarını belirtin.

8. Varlık Değiştirme Değerleri: • Varlık yenileme değerlerinin elde edilmesi veya hesaplanması için veri kaynaklarını ve bilgi gereksinimlerini

tanımlayın.

• Değiştirme değerinin belirlenmesini etkileyen parametreleri belirtin.

Şekil 5: OIR ile ilişkili olarak Varlık Yöne9m Sistemi

11

9. Planlanan Gelir ve Harcamaların Mali Analizi:

• Planlanan gelir ve harcamaların mali analizini yapmak için gerekli verileri tanımlayın.

• Finansal projeksiyonları etkileyen zaman dilimlerini ve faktörleri belirtin.

10. Planlardan Sapmaların Etkisi: • Planlanan faaliyetlerden sapmanın mali ve kaynak etkisini hesaplamak için gereken bilgileri tanımlayın.

• Sapmaları ve bunların sonuçlarını değerlendirmek için parametreleri belirleyin.

11. Genel Mali Performansın Değerlendirilmesi: • Kuruluşun genel mali performansını değerlendirmek için gerekli veri ve bilgileri ana hatlarıyla belirtin.

• Temel finansal ölçütlerii ve raporlama aralıklarını tanımlayın.

• Müşteriden aşağıda listelenen faaliyetleri gözden geçirmesi ve İşveren Bilgi Gereksinimleri (EIR) belgesinin

geliştirilmesini başlatmak için projenin gereksinimlerini belirlemesi istenmektedir. Faaliyetlerin listesi için lütfen

tabloya bakın:

12

Bu tablo, EIR belgesinde gerekli proje gereksinimlerini yakalamak için bir referans görevi görür.

3.2. Sorumluluk

Bu adımdaki kilit katılımcıları belirlemek için, iç müşterilerin ve müşteri ekibi içindeki karar alma dinamikle-

rinin net bir şekilde anlaşılması önemlidir. İlgili tarafların bileşimi projenin niteliğine ve karmaşıklığına bağlı

olarak değişebilir. Aşağıda, rolleriyle birlikte devreye girmesi gereken genel katılımcıların özeti yer almakta-

dır:

Sorumluluk matrisi, bu rolleri net bir şekilde tanımlayarak, doğru kişi veya grupların projenin uygun aşamalarında

karar alma süreçlerine dahil olmalarını sağlamaya yardımcı olur. Bu da proje ekibi içinde etkili iletişimi ve hesap

verebilirliği teşvik eder.

13

Başka bir yaklaşım ise sorumlulukları daha derinlemesine inceleyerek tamamlamakta ve bilgi işleme, erişim ve

güvenlik, bilgi saklama süreçlerini aşağıdaki şekilde belirtmektedir:

3.2.1. Süreçler

• Düzenli İncelemeler: Kuruluşlar, bilginin hassasiyetine ve kritikliğine bağlı olarak günlük, haftalık, aylık veya üç

aylık gözden geçirmeler dahil olmak üzere her tür bilgi için üzere bir gözden geçirme döngüsü oluşturmalıdır.

• Denetimler: Bilgilerin kalitesini ve doğruluğunu değerlendirmek, iyileştirme alanlarını belirlemek ve veri yönetimi

politikalarına uyumu sağlamak için periyodik denetimler yapılmalıdır.

• Değişim Yönetimi: Hataları en aza indirmek ve veri tutarlılığını sağlamak için bilgi değişikliklerini yönetmeye

yönelik süreçler mevcut olmalıdır. Bu, değişikliklerin belgelenmesini, değişikliklerin izlenmesini ve doğruluklarının

teyit edilmesini içerir.

3.2.2. Erişim ve Güvenlik

Bilgiye güvenli ve yetkili erişimin sağlanması, kurumsal varlıkların korunması, hassas verilerin korunması ve yetki-

siz erişim veya kötüye kullanımın önlenmesi için çok önemlidir. Kuruluşlar erişim kontrolü, kimlik doğrulama ve veri

güvenliği için açık politikalar ve prosedürler oluşturmalıdır.

3.2.3. Bilgi Sorumluları

• Teknik Bilgi Sorumluları: Çizimler, şartnameler ve yapım aşamasındaki belgeler gibi teknik verilerin bütünlüğünü

ve doğruluğunu korumaktan sorumludur.

• Yönetimsel Bilgi Saklama Sorumluları: Varlık portföyleri, performans panoları ve

risk değerlendirmeleri gibi yönetimsel bilgilerin korunmasından ve güncellenmesinden sorumludur.

• Mali Bilgi Saklama Sorumluları: Faturalar, sözleşmeler ve mali raporlar gibi mali bilgilerin muhafaza edilmesin-

den sorumludur.

• Veri Sorumluları: Kurum genelinde bilgilerin genel yönetimini denetlemekten, veri yönetimi politikalarına

uyumu sağlamaktan ve veri kalitesi ile erişilebilirliğini teşvik etmekten sorumludur.

Email : info@accienta.com- Website : www.accienta.com

Phone : (971) 4-406-0088

Dubai, UAE

Organizasyonel Bilgi Gereksinimi (OIR)